MOXIS an Bord.
Der Österreichische Segelverband brauchte eine digitale Signaturlösung für sein Dokumentenmanagement. „Wir wollten papierbasierte Signaturvorgänge endgültig ablösen und durch elektronische ersetzen“, sagt Stefan Glanz-Michaelis, Head of Service & Administration beim OeSV. Am Ende gab auch die maximale Hosting-Flexibilität von MOXIS den Ausschlag.
Als landesweite Institution mit vielen ehrenamtlichen Mitarbeiter:innen und wenigen festangestellten Kolleg:innen ist der Österreichische Segelverband (OeSV) traditionell dezentral aufgestellt. Stefan Glanz-Michaelis hat nach einer Lösung gesucht, die für maximale Transparenz in dezentralen Signaturprozessen sorgt, gleichzeitig personelle Ressourcen und die hauseigene IT-Infrastruktur schont. „Es geht nicht nur um Unterschriften. Jedes Dokument, das den Präsidiumsmitgliedern zur Unterschrift vorgelegt wird, ist immer auch Gesprächsgrundlage“, sagt der Head of Service & Administration.
Gegründet 1946, vertritt der OeSV heute die Interessen von 20.000 Mitgliedern, überwacht die Einhaltung des Reglements bei Wettkämpfen und steht mit Trainerstab und Beratungskompetenz an der Seite der alpinen Segelsportgemeinde, darunter auch 15 Aktive aus den österreichischen Nationalteams. Die Finanzierung des Verbandes und des Segelsports bis hin zur Bundesliga liegt abseits von Mitgliederbeiträgen und Sponsoringeinnahmen zu einem Großteil in öffentlicher Hand. Deshalb zählt es zu den wichtigsten Aufgaben der Mitarbeiter:innen, Förderanträge zu erarbeiten, sie durch zeichnungsberechtigte Präsidiumsmitglieder signieren zu lassen und einzureichen. Neuland hat das Präsidium dabei nicht betreten: Einige der Personen des Leitungsorganes kannten und schätzten die Arbeit mit elektronischen Signaturen bereits aus eigenen Unternehmungen.
»Corona hat uns zusätzlich noch einmal gezeigt, wie essenziell rechtssichere elektronische Signaturen für die Aufrechterhaltung der Handlungsfähigkeit des Verbands sind.«
Stefan Glanz-Michaelis | Head of Service & Administration, OeSV
E-Signaturen im Förderwesen
Der Segelverband signiert eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente elektronisch. Vertragsdokumente rund um die Festanstellungsverträge mit Trainer:innen und administrativen Mitarbeiter:innen gehören ebenso dazu wie Kaufverträge mit externen Partnern, Sponsoringverträge und immer wieder Unterlagen im Förderwesen des Verbandes. „Mit MOXIS kann der Verband endlich papierlos und ortsunabhängig signieren“, sagt Stefan Glanz-Michaelis. Als IT-Verantwortlicher hat er die Implementierung von MOXIS von Beginn an begleitet. „Da unsere Gremien und das Präsidium über ganz Österreich verstreut sind, kann dank MOXIS auch im Team effizient an signaturpflichtigen Verbandsdokumenten gearbeitet werden.“
Eines der Motive für die Integration elektronischer Signaturen war es, den zeitaufwändigen Postversand zu umgehen. Gerade wenn mehrere Präsidiumsmitglieder parallel an einem Dokument arbeiten, erleichtern digitale Unterschriften den Prozess auf signifikante Weise. „Corona hat uns zusätzlich noch einmal gezeigt, wie essenziell rechtssichere elektronische Signaturen für die Aufrechterhaltung der Handlungsfähigkeit des Verbands sind“, sagt Stefan Glanz-Michaelis.
Entlastung durch MOXIS Professional Cloud
Gleichzeitig konnte mit der Nutzung der Professional Cloud die verbandseigene IT-Infrastruktur entlastet werden. Diese Hosting-Variante von MOXIS fügt sich nahtlos in die gesamte digitale Agenda des Verbands: In den vergangenen Jahren hatte der Segelverband mit großem Aufwand eine On-Premises-Struktur aufgebaut. Diese soll jetzt Schritt für Schritt reduziert und vereinfacht werden, deshalb der Umzug in die Cloud. „Durch die Professional-Cloud-Variante von MOXIS verschlanken wir verbandsinterne Prozesse und können zudem noch Kosten einsparen“, zieht Glanz-Michaelis eine erste Zwischenbilanz. „MOXIS gehört ab sofort zum festen Inventar an Bord – wie Schwimmweste und Anker!“
