MOXIS im Personalwesen.
Zu den sensibelsten Prozessen innerhalb eines Unternehmens gehören alle Personalfragen. Denn hier geht es um die Menschen. Das erhöht noch einmal den Anspruch auf funktionierende Bearbeitungsprozesse. Und je größer ein Unternehmen, desto komplexer ist der Bearbeitungsaufwand in allen Personalfragen. Das wiederum hat mit der Vielzahl der Prozessbeteiligten und den Anforderungen des Gesetzgebers an jeden einzelnen Vorgang zu tun.
Die Arbeiterwohlfahrt (AWO) gehört zu den größten Arbeitgebern in Deutschland. Mit nahezu 150.000 hauptberuflichen Mitarbeiter:innen ist die AWO nicht nur einer der bedeutendsten Wohlfahrtsverbände Europas, sondern auch einer der traditionsreichsten: Gegründet 1919 spiegelt sich in der Geschichte der AWO gleichsam die Geschichte Deutschlands und Europas im 20. Jahrhundert.
»XiTrust MOXIS ist für uns ein wichtiger Baustein für die Digitalisierung insgesamt. MOXIS passt sich optimal an unsere dezentrale Unternehmenstruktur an!«
Vereinfachung der Prozesse
Ziel war es, die durch eine Vielzahl an Einzelschritten gekennzeichneten internen Freigabeprozesse mit MOXIS zu vereinfachen und zu beschleunigen. Im Falle einer Einstellung kommt bei der AWO der sogenannte „Laufzettel“ zum Einsatz. Ein Dokument, das in der Vergangenheit papierbasiert war, teilmanuell erstellt und per Post weitergeleitet wurde.
Lauf, Zettel, lauf!
„Der Laufzettel enthält den gesamten Personalvorgang, von den Bewerbungsunterlagen bis zu den Genehmigungen aller Zeichnungsverpflichteten“, erklärt Holger Wilhelm, kfm. Geschäftsführer der AWO Saarland. „Von entscheidender Bedeutung ist beim Laufzettel neben den einzuhaltenden Fristen das Thema Vollständigkeit. Ist diese nicht gegeben, „wird der Laufzettel zurückgeschickt und der Prozess wird von neuem angestoßen.“
Dies hat in der Vergangenheit immer wieder zu unnötigen Verzögerungen von bis zu einer Woche geführt. „Mit XiTrust MOXIS haben wir optimale Transparenz gewonnen: Ein unvollständiger Laufzettel wird innerhalb von fünf Minuten neu erstellt.“ Hinzu kommt: Der aktuelle Status des Laufzettels ist für alle Beteiligten jederzeit ersichtlich.
Geschäftsführer Wilhelm ist zufrieden: „Mit MOXIS können wir jetzt den gesamten Prozessablauf digital abbilden!“ Für die AWO Saarland ist diese Form der Prozessoptimierung mehr als ein Beispiel für modernes Ressourcenmanagement.
