Papierloses Büro mit MOXIS.
Sind die Vorgänge zudem noch papierbasiert, wird’s richtig kompliziert. Die Freigaben wandern von Abteilung zu Abteilung, von Standort zu Standort, die Einsehbarkeit von Rechnungsdetails ist nicht immer vollständig gewährleistet. Kurz: Die Geduld aller Beteiligten wird auf eine ernste Probe gestellt.
Auch für die Wohnbaugruppe ennstal, eine der größten und modernsten Wohnbaugenossenschaften Österreichs, führte bisher kein Weg an diesem mühsamen und zeitraubenden Hürdenlauf vorbei. Bei 45.000 Verwaltungseinheiten fällt schließlich eine beträchtliche Menge an Dokumenten an. Zwar waren diese auch bisher schon elektronisch abrufbar. Zur Unterschrift wurden sie jedoch noch ausgedruckt, um nach Signatur wieder eingescannt und archiviert zu werden.
»Mit MOXIS ist es gelungen, Medienbrüche bei der Zeichnung von Zahlungsfreigaben vollständig zu beseitigen. Damit wurde für diesen umständlichen Prozess eine Lösung gefunden, die es uns nun ermöglicht, schneller, sicherer und vor allem mobil papierlos zu unterschreiben.«
Mit der Initiierung der digitalen Unterschrift von Zahlungsfreigaben leistet die Wohnbaugruppe ennstal veritable Pionierarbeit. Gemeinsam mit XiTrust wurde der Stein zur vollständigen Digitalisierung bis dato papierbasierter Prozesse ins Rollen gebracht.
Die Wohnbaugruppe ennstal nutzt jetzt alle Vorteile von MOXIS. Damit sind die papierbasierte Unterschriftenmappe und zeitraubende Unterschriftenläufe abgeschlossene Kapitel der Unternehmensgeschichte. Mit der Stapelfunktion können mehrere Dokumente innerhalb weniger Minuten bequem von allen Vorständen gleichzeitig und rechtsgültig unterschrieben werden. Und zwar unabhängig davon, wo sich die einzelnen Zeichnungspflichtigen gerade aufhalten.
Die Signaturplattform wurde passgenau an die unternehmensinterne IT-Infrastruktur angedockt. Mit der neuen Lösung verbucht die Wohnbaugruppe ennstal signifikante Kosteneinsparungen, denn bei Zahlungsfreigaben bedeutet Zeit tatsächlich auch Geld: Medienbrüche fallen nun vollständig weg.
Dokumente müssen zur Unterschrift nicht mehr ausgedruckt und wieder eingescannt werden, sondern können direkt digital archiviert werden. So erleichtert MOXIS den Mitarbeiter:innen der Wohnbaugruppe ennstal nicht nur die Verwaltungsarbeit, sondern steht gleichsam für Beschleunigung und Transparenz aller Prozesse – auf dem Weg zum papierlosen Büro.
