Hier sind fünf Gründe, warum digitale Signaturen Ihr Unternehmen nachhaltig voranbringen.
1. Schnellere Vertragsabschlüsse - keine Talente verlieren
Zeit ist ein entscheidender Faktor im Recruiting. Mit digitalen Signaturen verkürzt sich der Prozess von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Vertragsunterzeichnung erheblich. Während traditionelle Vertragsabschlüsse oft Tage oder Wochen dauern, können E-Signaturen diesen Prozess auf wenige Minuten reduzieren. Das verhindert, dass qualifizierte Kandidat:innen in der Zwischenzeit abspringen, und ermöglicht eine sofortige Einsatzplanung.
Ein weiterer Vorteil ist die Ortsunabhängigkeit: Verträge können jederzeit und überall digital unterzeichnet werden. Dies erleichtert die Vermittlung überregionaler und internationaler Fachkräfte und steigert die Flexibilität in der Personalbeschaffung.
2. Rechtssichere Vertragsprozesse
In der Zeitarbeitsbranche unterliegen Vertragsprozesse strengen rechtlichen Vorgaben. Digitale Signaturen ermöglichen die rechtsgültige und sichere Unterzeichnung von Arbeitsverträgen und Arbeitnehmerüberlassungsverträgen (AÜV) gemäß dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG). Damit stellen sie eine effiziente und compliance-konforme Lösung für die digitale Abwicklung sensibler Dokumente dar.
3. Flexibilität durch verschiedene Signaturqualitäten
Je nach Vertragsart und rechtlichen Anforderungen sind unterschiedliche Signaturstufen erforderlich. Eine moderne E-Signatur-Lösung sollte daher alle drei Qualifikationsstufen unterstützen:
1. Einfache elektronische Signatur (SES): Ideal für Dokumente wie Arbeitszeitnachweise, Urlaubsanträge oder Reisekostenabrechnungen. Aber gemäß neuem Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) auch für unbefristete Arbeitsverträge, Arbeitnehmerüberlassungen, Altersgrenzenvereinbarungen, Rentenklauseln und Elternzeit-Anträge.
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Geeignet für unbefristete Arbeitsverträge, Vertraulichkeitsvereinbarungen oder Dienstleistungsverträge.
4. Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Notwendig für befristete Arbeitsverträge, digitale Arbeitszeugnisse, befristete Zeitarbeitsverträge sowie Aufhebungsverträge.
Durch die Wahl der passenden Signaturqualität können Personaldienstleister ihre Prozesse optimal gestalten und gleichzeitig alle Compliance-Anforderungen erfüllen.
4. Zukunftssicherheit durch gesetzliche Anpassungen
Vertragsabschlüsse, die bislang eine qualifizierte elektronische Signatur erforderten, sind nun auch mit einer fortgeschrittenen oder einfachen Signatur rechtsgültig. Ein Beispiel hierfür sind Arbeitnehmerüberlassungsvertäge oder unbefristete Arbeitsverträge.
Mit einer flexiblen E-Signaturlösung wie MOXIS können Unternehmen schnell und unkompliziert auf solche Änderungen reagieren und bleiben jederzeit rechtlich auf der sicheren Seite.
5. Nachhaltigkeit und Kosteneinsparungen
Der Verzicht auf Papier und physische Dokumentenversand reduziert nicht nur die Umweltbelastung, sondern spart auch Kosten. In einem Bereich wie der Personaldienstleistung, wo täglich zahlreiche Verträge und Formulare verarbeitet werden, ergibt sich dadurch ein enormes Einsparpotenzial. Zudem positionieren sich Unternehmen, die auf digitale Prozesse setzen, als moderne und nachhaltige Arbeitgeber – ein wichtiger Faktor für die Ansprache junger Fachkräfte.
Fazit: Effizienzsteigerung und Wettbewerbsvorteil
Digitale Signaturen revolutionieren den Vertragsprozess in der Personaldienstleistung. Sie ermöglichen schnellere Abschlüsse, garantieren rechtliche Sicherheit und reduzieren Kosten – ein klarer Vorteil für Unternehmen, die sich zukunftssicher aufstellen wollen. Zahlreiche führende Personaldienstleister setzen bereits auf MOXIS, um ihre Signaturprozesse effizient und compliant zu gestalten. Gerne unterstützen wir auch Sie bei der digitalen Transformation Ihrer Vertragsprozesse!
Mehr Vorteile entdecken: Alle Infos zur E-Signaturlösung MOXIS speziell für Zeitarbeitsunternehmen und Personaldienstleister gibt es hier.
