Der DSAG-Jahreskongress gilt als wichtigster Treffpunkt für SAP-Anwenderunternehmen im deutschsprachigen Raum. In der vergangenen Woche versammelten sich fast 5000 Experten und Technologie-Begeisterte aus ganz Europa zu dem dreitägigen Event in Bremen, um die neuesten Entwicklungen, Trends, aber auch Herausforderungen rund um die SAP-Produkte und Anwendungen zu diskutieren.
Auch unser Vertriebsteam war auf dem Kongress vertreten und präsentierte sich mit eigenem Stand sowie einer Espresso-Session. Wir haben mit Rafael Winkler, Vertriebsleiter Deutschland, über Höhepunkte, Erkenntnisse und Innovationen des DSAG Jahreskongress 2023 gesprochen.
Auch unser Vertriebsteam war auf dem Kongress vertreten und präsentierte sich mit eigenem Stand sowie einer Espresso-Session. Wir haben mit Rafael Winkler, Vertriebsleiter Deutschland, über Höhepunkte, Erkenntnisse und Innovationen des DSAG Jahreskongress 2023 gesprochen.
Rafael, der DSAG-Jahreskongress 2023 liegt hinter dir. Welche Eindrücke hast du gesammelt und welche Highlights sind dir im Kopf geblieben?
Rafael: Ähnlich wie in den Jahren zuvor war der DSAG-Jahreskongress eine sehr professionelle und super organisierte Veranstaltung. Vor Ort waren alle relevanten Anwender von SAP in Unternehmen, zahlreiche Dienstleister, SAP-Berater und selbstverständlich auch Partnerlösungen und Lösungsanbieter.
Am Stand von XiTrust hatten Besucher:innen die Gelegenheit, mithilfe einer VR-Brille im Metaverse ihre Unterschrift mit MOXIS zu setzen. Das hat auf jeden Fall für Begeisterung gesorgt und kam sehr gut an. Ein weiteres Highlight war für mich der Vortrag der Uni Wien zum Thema medienbruchfreies Personalmanagement. Mit dem Digitalisierungsprojekt HR4u demonstriert die Universität Wien eindrucksvoll, wie SAP im Bereich des Personalwesens eingesetzt werden kann. Hier greifen Recruiting und Onboarding-Prozess medienbruchfrei ineinander, bis hin zur digitalen Unterzeichnung von Arbeitsverträgen mit MOXIS.
Am Stand von XiTrust hatten Besucher:innen die Gelegenheit, mithilfe einer VR-Brille im Metaverse ihre Unterschrift mit MOXIS zu setzen. Das hat auf jeden Fall für Begeisterung gesorgt und kam sehr gut an. Ein weiteres Highlight war für mich der Vortrag der Uni Wien zum Thema medienbruchfreies Personalmanagement. Mit dem Digitalisierungsprojekt HR4u demonstriert die Universität Wien eindrucksvoll, wie SAP im Bereich des Personalwesens eingesetzt werden kann. Hier greifen Recruiting und Onboarding-Prozess medienbruchfrei ineinander, bis hin zur digitalen Unterzeichnung von Arbeitsverträgen mit MOXIS.
Welche Themen haben auf dem Kongress in diesem Jahr besonders viel Aufmerksamkeit erhalten?
Die zwei Hauptthemen, die in den letzten zwei bis drei Jahren alle in diesem Sektor bewegen, sind sicherlich die S/4HANA Umstellung und Migration von On-premise in die Cloud Welt von SAP.
In diesem Jahr, und das hat mich persönlich besonders gefreut, war auch nachhaltige Transformation ein zentraler Punkt. Dazu gab es einen sehr spannenden Panel-Talk, in dem es insbesondere um die Verbindung zwischen Technologie, Nachhaltigkeit und unternehmerischer Verantwortung ging. Es wurden Strategien zur Integration von Nachhaltigkeitsprinzipien in die Unternehmensführung vorgestellt. Dazu hat auch das Thema unserer Espresso-Session sehr gut gepasst.
In diesem Jahr, und das hat mich persönlich besonders gefreut, war auch nachhaltige Transformation ein zentraler Punkt. Dazu gab es einen sehr spannenden Panel-Talk, in dem es insbesondere um die Verbindung zwischen Technologie, Nachhaltigkeit und unternehmerischer Verantwortung ging. Es wurden Strategien zur Integration von Nachhaltigkeitsprinzipien in die Unternehmensführung vorgestellt. Dazu hat auch das Thema unserer Espresso-Session sehr gut gepasst.
Diesjähriges Motto beim DSAG-Kongress war Wunderbar wandelbar. Übergeordnet ging es um die Frage, wie Unternehmen Wandel erfolgreich meistern. Was nimmst du hier als Fazit mit?
Für uns stand natürlich die Frage im Vordergrund, welchen Beitrag eine elektronische Signatur à la MOXIS hier leisten kann, und welche Notwendigkeit besteht, sich dem Wandel zu stellen. Ein Beispiel dafür ist der Wandel im Recruiting-Prozess. Wie schafft man es, die neue Generation junger Talente anzusprechen und zu überzeugen? Es ist schlichtweg nicht mehr zeitgemäß, einen Vertrag am Ende des Prozesses auf dem herkömmlichen Postweg zu versenden.
Hier sehen wir unseren Mehrwert. Heutzutage kommt die Forderung, elektronische Signaturen zu verwenden, nicht mehr nur von internen Abteilungsleiter:innen oder der Prozessoptimierung im Unternehmen. Sie kommt von externen Akteuren wie Kunden, Lieferanten und zukünftigen Bewerber:innen. Es herrscht die Erwartung, dass Verträge elektronisch unterzeichnet werden können. Und genau hier liegt die Herausforderung: den Wandel erfolgreich umzusetzen, sodass er nicht nur interne Prozesse betrifft, sondern auch extern reibungslos funktioniert. Es bringt nichts, wenn ein Lieferantenvertrag in SAP erstellt und das Freigabeverfahren für das Lieferantenbudget vollständig digitalisiert ist, aber am Ende der Vertrag aus SAP gedruckt und per Post an den Lieferanten versandt wird. Das ist nicht nur ineffizient, sondern für Unternehmen auch aus Nachhaltigkeitsgründen nicht mehr tragbar.
Hier sehen wir unseren Mehrwert. Heutzutage kommt die Forderung, elektronische Signaturen zu verwenden, nicht mehr nur von internen Abteilungsleiter:innen oder der Prozessoptimierung im Unternehmen. Sie kommt von externen Akteuren wie Kunden, Lieferanten und zukünftigen Bewerber:innen. Es herrscht die Erwartung, dass Verträge elektronisch unterzeichnet werden können. Und genau hier liegt die Herausforderung: den Wandel erfolgreich umzusetzen, sodass er nicht nur interne Prozesse betrifft, sondern auch extern reibungslos funktioniert. Es bringt nichts, wenn ein Lieferantenvertrag in SAP erstellt und das Freigabeverfahren für das Lieferantenbudget vollständig digitalisiert ist, aber am Ende der Vertrag aus SAP gedruckt und per Post an den Lieferanten versandt wird. Das ist nicht nur ineffizient, sondern für Unternehmen auch aus Nachhaltigkeitsgründen nicht mehr tragbar.
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In der Espresso-Session hast du über Nachhaltigkeit gesprochen. Könntest du uns kurz zusammenfassen, worum es ging?
Einerseits ging es darum, die Einführung der E-Signatur im Unternehmen nachhaltig zu gestalten, was bedeutet, MOXIS nicht nur einer bestimmten Personengruppe zur Verfügung zu stellen, sondern schrittweise für alle Fachbereiche und Systeme zugänglich zu machen. Unabhängig davon, ob mit SAP oder einem anderen Drittsystem gearbeitet wird. Andererseits haben wir vorgestellt, wie die E-Signatur in die Nachhaltigkeitsstrategie, insbesondere im Rahmen des CSRD, integriert werden kann. In Zukunft werden Unternehmen direkt in MOXIS sehen können, wie viel CO₂, Papier und Wasser durch den Einsatz der E-Signatur eingespart werden konnte.
Am 16. Oktober werden wir diese Thematik übrigens in einem Webinar genauer erläutern. Zusätzlich werden wir uns die MOXIS-Anwendung in SAP ansehen und den Teilnehmer:innen die Oberfläche und Funktionen im Detail vorstellen. Dabei werden wir die Frage beantworten, wie man rechtssicher aus SAP-Dokumenten unterschreiben kann.
Am 16. Oktober werden wir diese Thematik übrigens in einem Webinar genauer erläutern. Zusätzlich werden wir uns die MOXIS-Anwendung in SAP ansehen und den Teilnehmer:innen die Oberfläche und Funktionen im Detail vorstellen. Dabei werden wir die Frage beantworten, wie man rechtssicher aus SAP-Dokumenten unterschreiben kann.
Hat sich in den Gesprächen mit SAP-Anwender:innen herauskristallisiert, was mögliche Bedenken oder Vorbehalte gegenüber der E-Signatur sind?
In den vergangenen Jahren haben wir beim DSAG-Jahreskongress oft gehört: “Oh, die E-Signatur, das nehmen wir irgendwann einmal in Angriff.” Es hatte einfach keine hohe Priorität. Doch mittlerweile, insbesondere in diesem Jahr, haben wir bemerkt, dass sich das ändert. Inzwischen ist allgemein bekannt, dass die elektronische Signatur längst ein Must-have in Unternehmen ist.
Allerdings wirft dies eine wichtige Frage auf: Wer wird für das Projekt und die Einführung der E-Signatur verantwortlich sein? Das klassische Szenario ist, dass jemand zu unserem Stand kommt, der SAP-Verantwortliche bei Firma XY ist. Er wünscht sich eine Lösung für elektronische Unterschriften im SAP-Umfeld, aber die Zuständigkeit für das Thema Signatur und Unterschriftenberechtigung liegt in der Organisation an einer ganz anderen Stelle. Um sich im gesamten Unternehmen von papierbasierten Unterschriften zu verabschieden, ist es daher entscheidend, die richtigen Personen mit ins Boot zu holen und die relevanten Interessen miteinander zu verknüpfen. Ich denke, dies ist momentan genau das Thema, bei dem wir Unternehmen unterstützen können. Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, alle in Betracht gezogenen Softwarelösungen für Ihre Kanzlei sorgfältig hinsichtlich Ihrer Datenschutzanforderungen zu betrachten. Anwaltskanzleien ohne eigenen Datenschutzbeauftragten stoßen hier schnell an ihre Grenzen. In solchen Fällen ist es umso wichtiger, einen zuverlässigen Partner an der Seite zu haben. Unsere E-Signatur-Lösung MOXIS steht für Sicherheit und Datenschutzkonformität. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfüllt die Anforderungen der DSGVO in mehrfacher Hinsicht. Zunächst sind bei unserer elektronischen Unterschriftenmappe die Prinzipien Privacy by Design und Privacy bei Default im Sinne der DSGVO gewahrt, ganz im Gegensatz zu vergleichbaren US-Softwarelösungen. Darüber hinaus ist die Menge der in MOXIS verarbeiteten Daten gemäß DSGVO so gering wie möglich.
Allerdings wirft dies eine wichtige Frage auf: Wer wird für das Projekt und die Einführung der E-Signatur verantwortlich sein? Das klassische Szenario ist, dass jemand zu unserem Stand kommt, der SAP-Verantwortliche bei Firma XY ist. Er wünscht sich eine Lösung für elektronische Unterschriften im SAP-Umfeld, aber die Zuständigkeit für das Thema Signatur und Unterschriftenberechtigung liegt in der Organisation an einer ganz anderen Stelle. Um sich im gesamten Unternehmen von papierbasierten Unterschriften zu verabschieden, ist es daher entscheidend, die richtigen Personen mit ins Boot zu holen und die relevanten Interessen miteinander zu verknüpfen. Ich denke, dies ist momentan genau das Thema, bei dem wir Unternehmen unterstützen können. Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, alle in Betracht gezogenen Softwarelösungen für Ihre Kanzlei sorgfältig hinsichtlich Ihrer Datenschutzanforderungen zu betrachten. Anwaltskanzleien ohne eigenen Datenschutzbeauftragten stoßen hier schnell an ihre Grenzen. In solchen Fällen ist es umso wichtiger, einen zuverlässigen Partner an der Seite zu haben. Unsere E-Signatur-Lösung MOXIS steht für Sicherheit und Datenschutzkonformität. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfüllt die Anforderungen der DSGVO in mehrfacher Hinsicht. Zunächst sind bei unserer elektronischen Unterschriftenmappe die Prinzipien Privacy by Design und Privacy bei Default im Sinne der DSGVO gewahrt, ganz im Gegensatz zu vergleichbaren US-Softwarelösungen. Darüber hinaus ist die Menge der in MOXIS verarbeiteten Daten gemäß DSGVO so gering wie möglich.
Welchen Ratschlag würdest Du Unternehmen geben, die mit SAP arbeiten und nun E-Signaturen in ihre Geschäftsprozesse integrieren möchten?
Mein Tipp wäre, sich zunächst zu erkundigen, welche Bereiche im Unternehmen ein Interesse an digitalen Signaturen haben. Anschließend sollte man sich mit den entsprechenden Fachabteilungen zusammensetzen und darüber austauschen, wie eine unternehmensweite Einführung sinnvoll gestaltet werden kann. Definieren Sie dann gemeinsam, wer als Product Owner für die Einführung der E-Signatur im Unternehmen verantwortlich ist.
Wichtig dabei ist, im Hinterkopf zu behalten, dass MOXIS sowohl in SAP als auch als eigenständige Lösung verfügbar ist. Das bedeutet, dass die Möglichkeit zur elektronischen Signatur für alle Mitarbeiter zugänglich ist, einschließlich derer, die nicht mit SAP arbeiten.
Wichtig dabei ist, im Hinterkopf zu behalten, dass MOXIS sowohl in SAP als auch als eigenständige Lösung verfügbar ist. Das bedeutet, dass die Möglichkeit zur elektronischen Signatur für alle Mitarbeiter zugänglich ist, einschließlich derer, die nicht mit SAP arbeiten.
Ok, die Entscheidung für die E-Signatur ist gefallen, wie gestaltet sich nun der Implementierungsprozess für die Integration von MOXIS in SAP? Wie lange dauert das Ganze?
Unsere Empfehlung ist zunächst die Einführung von MOXIS, um einen Quick Win zu erzielen. Je nach Komplexität variiert die Einführungszeit von 5 Tagen bis zu 4 Wochen. Anschließend sollte man darüber nachdenken, welche Dokumente aus SAP der Signaturlösung zugeführt werden sollen und wie die Unterschriftenprozesse in verschiedenen Abläufen aussehen. Durch Customizing können diese dann in das MOXIS SAP Add-on eingepflegt werden, um sicherzustellen, dass immer die richtigen Personen oder Gruppen die erforderlichen Dokumente zur Unterschrift erhalten. Nach der initialen Implementierung rechnen wir mit etwa 4 Stunden Aufwand pro Signaturprozess.
