MOXIS in der Cloud.
Für Sibylle Nowak ist es ein Lob, als „Erbsenzählerin“ zu gelten. Als CFO kümmert sie sich bei karriere.at um die Themen Finanzen und Recht. „Da ist es schon von Vorteil, wenn man die Erbsen hin und wieder auch mal zählt“, sagt die studierte Betriebswirtin. Von ihren Mitarbeiter:innen erwartet sie nicht weniger Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein als von sich selbst. Und so ist am Ende auch das Thema elektronische Signatur bei karriere.at in Fahrt gekommen.
„Wir sind ein sehr junges und agiles Unternehmen“, erzählt Nowak. „Bei uns gibt es die Position der klassischen Assistenz nicht, zu der man sagen könnte: Sorg bitte dafür, dass die Unterschrift in meine Mappe kommt. Bei karriere.at läuft das nach dem Prinzip Eigenverantwortung. Man muss also selbst dafür sorgen und sich die Unterschriftsperson suchen.“ Entsprechend mühsam war es, im analogen Prozess zu allen Unterschriften zu kommen: Werden Vorgang vorbereitet hatte, musste die signaturpflichtige Person „fangen“, wie es Nowak mit einem Augenzwinkern formuliert.
»Wir brauchten einen Partner, dessen Produkt beides kann: Qualifiziert elektronisch unterschreiben in der EU und der Schweiz, wo ein Mutterunternehmen von karriere.at seinen Sitz hat.«
Ob es Jahresabschlüsse sind, Lieferantenverträge oder Gesellschafterbeschlüsse: Dokumente, die bei karriere.at und ihren Beteiligungen signiert gehören, gibt es viele. Sibylle Nowak hat deshalb nach einer elektronischen Signaturlösung gesucht, die alle Seiten entlastet: Die Unterschreiber:innen ebenso wie diejenigen im Unternehmen, die verantwortlich dafür sind, dass die Signaturen just in time zusammengetragen werden. „Viele unserer Unterschriften sind im Vier-Augen-Prinzip zu leisten. Wenn dann ein Geschäftsführer in Linz sitzt und der andere in Wien, wird das papierbasierte Signieren etwas mühsam.“ Papier findet Sibylle Nowak „nicht mehr zeitgemäß und es steht ein negativer Zeitfaktor dahinter.“
Die Signaturlösung für karriere.at musste aber noch mehr können als ortsunabhängiges und medienbruchfreies Signieren. Das Unternehmen stand vor dem Problem, dass elektronische Signaturen mit einem innerhalb der EU ausgestellten Zertifikat gemäß der eIDAS-Verordnung rechtsgültig sind, in der Schweiz aufgrund einer anderen Rechtslage jedoch nicht, denn es gilt das Schweizer Signaturgesetz ZertES. „Wir brauchten deshalb einen Partner, dessen Produkt beides kann: Qualifiziert elektronisch unterschreiben in der EU und der Schweiz, wo ein Mutterunternehmen von karriere.at seinen Sitz hat.”
Sibylle Nowak fand in MOXIS das Produkt, das perfekt zu diesem Anforderungsprofil passt. Außerdem war für die Managerin klar, dass die Zukunft für das Signaturthema von karriere.at in der Cloud liegt. Das Unternehmen hat sich bei MOXIS für die SaaS-Variante entschieden – das „Rundum-Sorglos“-Paket. Ein Argument war für Chief Financial Officer Nowak entsprechend der optimale Customer Support. „XiTrust passt als österreichisches Unternehmen besser zu uns als ein internationaler Konzern. Wir brauchen Partner, die wir zu unseren Geschäftszeiten auch erreichen.“
Sie selbst empfindet die neue Mobilität beim Signieren als großes Plus in ihrem Arbeitsalltag. Würde die begeisterte Hobbyseglerin dann auch auf einem Segeltörn an Bord ihres Katamarans elektronisch signieren? „Theoretisch ja“, sagt sie, „praktisch eher nicht. Das Risiko, dass mir das Handy ins Wasser fällt, ist mir zu groß!“
