Mit dem seit 1. Januar 2025 in Kraft getretenen Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) ergeben sich wichtige Änderungen für die Schriftformerfordernis sowie das Nachweisgesetz. Das bedeutet neue Möglichkeiten, aber auch neue Anforderungen in der Zeitarbeit und Personaldienstleistung. In diesem Blogartikel erfahren Sie, worauf es bei der rechtsgültigen Nutzung elektronischer Signaturen für Arbeitsverträge, Arbeitnehmerüberlassungsverträge und weitere zentrale Dokumente ankommt. Zudem beleuchten wir die aktuellen gesetzlichen Änderungen und zeigen, wie sich Unternehmen optimal darauf einstellen können.
Back to Basics: Was bedeuten Schriftform und Textform bei Verträgen?
Schriftformerfordernis
Textform
Anwendung der Formvorschriften auf elektronische Signaturen: Was ist beim digitalen Unterschreiben von Arbeitsverträgen zu beachten?
„Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt.“
Hier gibt es allerdings zwei wesentliche Punkte zu beachten:
1. Wahl der richtigen Signaturqualität:
Je nach Art des Arbeitsvertrags – ob befristeter Arbeitsvertrag, Freelance Vertrag oder Arbeitnehmerüberlassungsvertrag – sind unterschiedliche Signaturqualitäten erforderlich. Nur so bleibt der Vertrag rechtsverbindlich und sicher.
2. Nachweispflicht:
Bis Ende 2024 mussten wesentliche Vertragsbedingungen eines Arbeitsverhältnisses gemäß Nachweisgesetz in Papierform an Arbeitnehmer:innen ausgehändigt werden.
Was hat sich geändert?
Seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) ist es nun möglich, diese Bedingungen in Textform elektronisch zu übermitteln. Wichtig dabei: Die Arbeitsbedingungen müssen weiterhin individuell an die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer übermittelt werden.
Achtung: Diese Erleichterungen gelten nicht uneingeschränkt!
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Arbeitnehmer:innen haben weiterhin das Recht, die Schriftform zu verlangen
(§ 2 Abs. 1 S. 3 NachwG n. F.)
- In bestimmten Branchen – z. B. im Baugewerbe oder Gaststättengewerbe – bleibt die Schriftform weiterhin verpflichtend (§ 2a Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz).
AÜVs und befristete Arbeitsverträge rechtskonform elektronisch signieren – welche Signaturqualität ist die richtige?
Für Verträge mit Formfreiheit (in Textform) genügt die einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur
- Unbefristete Arbeitsverträge
- Arbeitnehmerüberlassungsvertäge (AÜV)
- Altersgrenzenvereinbarung
- Rentenklauseln
- Anträge auf Elternzeit, Pflegezeit, Familienpflegezeit
- Freelance-Verträge
- Krankenversicherungserklärungen
- Vertraulichkeitsklauseln
- Urheberrechtserklärungen
Für Verträge mit Schriftformerfordernis ist eine qualifizierte elektronische Signatur nötig
- Befristete Arbeitsverträge
- NEU: Digitales Arbeitszeugnis
- Zeitarbeitsvertrag (befristet)
- Aufhebungsvertrag
Macht das Bürokratieentlastungsgesetz elektronische Signaturen für den Bereich Personaldienstleistung und HR überflüssig?
1.Effizienzsteigerung: Elektronische Signaturen vereinfachen Verwaltungsprozesse erheblich, sorgen für Transparenz und reduzieren den bürokratischen Aufwand beim Einstellen von Mitarbeiter:innen.
2. Zeitersparnis: E-Signaturen beschleunigen die Einstellungsverfahren und ermöglichen eine zügige Abwicklung.
3. Rechtssicherheit: E-Signaturen bieten eine sichere Alternative und stärken den Arbeitgeber besonders in rechtlichen Streitfällen. Sie gewährleisten die Integrität und Authentizität der Dokumente und sichern deren rechtliche Anerkennung.
4. Praktikabilität: Verträge nur per E-Mail abzuwickeln ist unpraktisch. Dies führt zu einer Flut von E-Mails, die schwer zu verwalten ist, und erschwert den Nachweis der Zustellung und Zustimmung. E-Mails können leicht verloren gehen, übersehen werden, und oftmals fehlen Empfangsbestätigungen. Außerdem können Arbeitnehmer:innen weiterhin verlangen, dass Arbeitsvertrag und Vertragsbedingungen schriftlich erbracht wird.
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