Elektronische Signaturen haben sich als unverzichtbares Werkzeug im modernen Personalwesen etabliert. Sie garantieren nicht nur mehr Sicherheit und beschleunigte Durchlaufzeiten, sondern vereinfachen auch die Prozesse rund um das Einstellen und Onboarding neuer Mitarbeiter:innen erheblich. Zahlreiche manuelle Tätigkeiten entfallen, was Personaldienstleistern und Recruiter:innen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil verschafft.
In diesem Blogartikel erklären wir, worauf es bei der rechtsgültigen Verwendung digitaler Signaturen für Arbeitnehmerüberlassungsvertäge, Arbeitsverträge und andere wichtige Dokumente ankommt. Zudem widmen wir uns möglichen Neuerungen durch das Bürokratieentlastungsgesetz und geben praktische Tipps, wie Sie sich als Zeitarbeitsunternehmen oder Personaldienstleister optimal auf die geplante Reduzierung der Schriftformerfordernis vorbereiten können.
In diesem Blogartikel erklären wir, worauf es bei der rechtsgültigen Verwendung digitaler Signaturen für Arbeitnehmerüberlassungsvertäge, Arbeitsverträge und andere wichtige Dokumente ankommt. Zudem widmen wir uns möglichen Neuerungen durch das Bürokratieentlastungsgesetz und geben praktische Tipps, wie Sie sich als Zeitarbeitsunternehmen oder Personaldienstleister optimal auf die geplante Reduzierung der Schriftformerfordernis vorbereiten können.
Back to Basics: Was bedeuten Schriftform und Textform bei Verträgen?
Schriftformerfordernis
Die gesetzliche Schriftform gemäß § 126 BGB verlangt für bestimmte Rechtsgeschäfte eine eigenhändige Unterschrift beider Parteien auf einer schriftlichen Ausfertigung. Ziel der Schriftformerfordernis ist es, Transparenz und Beweisbarkeit der getroffenen Vereinbarungen zu erhöhen und die Beteiligten vor übereilten Entscheidungen zu schützen.
Textform
Die Textform gemäß § 126b BGB erfordert keine eigenhändige Unterschrift, sondern lediglich eine lesbare Erklärung, die auf einem dauerhaften Datenträger abgelegt wird. Eine wirksame Erklärung liegt vor, wenn der Absender erkennbar und der Abschluss durch eine spezifische Formulierung klar gekennzeichnet ist. Somit sind auch Verträge gültig sind, die per E-Mail, Fax, SMS oder in Chatprogrammen abgeschlossen werden.
Anwendung der Formvorschriften auf elektronische Signaturen: Was ist beim digitalen Unterschreiben von Arbeitsverträgen zu beachten?
Für Arbeitsverträge gilt in Deutschland grundsätzlich Formfreiheit nach §§ 611 ff. BGB, sodass diese schriftlich, mündlich oder aber auch digital mit einer E-Signatur abgeschlossen werden können.
„Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt.“
Hier gibt es allerdings zwei wesentliche Punkte zu beachten:
1. Wahl der richtigen Signaturqualität: Je nach Art des Arbeitsvertrags – ob Freelancevertrag, befristeter Arbeitsvertrag oder Arbeitnehmerüberlassungsvertrag – sind unterschiedliche Signaturqualitäten erforderlich. Nur so können Sie die Sicherheit und Rechtsverbindlichkeit Ihres Vertrages gewährleisten.
2. Nachweispflicht: Gemäß Nachweisgesetz müssen wesentliche Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitnehmer in Papierform ausgehändigt werden – eine rein elektronische Form ist hier ausdrücklich ausgeschlossen.
1. Wahl der richtigen Signaturqualität: Je nach Art des Arbeitsvertrags – ob Freelancevertrag, befristeter Arbeitsvertrag oder Arbeitnehmerüberlassungsvertrag – sind unterschiedliche Signaturqualitäten erforderlich. Nur so können Sie die Sicherheit und Rechtsverbindlichkeit Ihres Vertrages gewährleisten.
2. Nachweispflicht: Gemäß Nachweisgesetz müssen wesentliche Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitnehmer in Papierform ausgehändigt werden – eine rein elektronische Form ist hier ausdrücklich ausgeschlossen.
Was bedeutet das für die Praxis?
Durch das Ermöglichen digitaler Signaturen von Arbeitsverträgen können Sie Talente auch über große Distanzen hinweg schnell und rechtlich bindend einstellen. Zusätzlich müssen Sie den Arbeitnehmer:innen die wesentlichen Vertragsbedingungen – wie Arbeitsort, Tätigkeit, Kündigungsfrist etc. – bis spätestens zum Ende des ersten Arbeitstages in Papierform und von Ihnen unterschrieben aushändigen.
AÜVS und befristete Arbeitsverträge rechtskonform elektronisch signieren – welche Signaturqualität ist die richtige?
Für Verträge mit Formfreiheit (in Textform) genügt die einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur
- Unbefristete Arbeitsverträge
- Freelance Verträge
- Teilzeit-Verträge
- Krankenversicherungserklärungen
- Vertraulichkeitsklauseln
- Urheberrechtserklärungen
- Jahresgespräche
Für Verträge mit Schriftformerfordernis (in Schriftform) ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES) nötig
- Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (ÄUV § 12 Abs. 1 AÜG)
- befristete Arbeitsverträge
- Zeitarbeitsverträge
- Rentenklauseln
- Betriebsvereinbarungen
- Vereinbarungen zur Elternzeit
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Leitet das BEG eine neue Ära der Vertragsabschlüsse ein?
Die Reform des vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV 2024) der Bundesregierung zielt darauf ab, unnötige bürokratische Belastungen abzubauen. Sie sieht unter anderem die Absenkung von Formerfordernissen vor, um Unternehmen zu entlasten und administrative Prozesse zu vereinfachen.
Auswirkungen auf das Personalwesen
Das Gesetz soll die Digitalisierung von Arbeitsverträgen erleichtern. Die elektronische Form und die Textform gemäß § 126b BGB sollen die bisherige Schriftform als Standard für Verträge ersetzen. Auch für das Nachweisdokument von Arbeitsverhältnissen soll künftig die gesetzliche Textform ausreichen, sofern das Dokument für den Arbeitnehmer:in zugänglich, speicherbar und ausdruckbar ist und der Arbeitgeber einen Übermittlungs- und Empfangsnachweis erhält.
Macht das Bürokratieentlastungsgesetz elektronische Signaturen für den Bereich Personaldienstleistung und HR überflüssig?
Diese Frage haben wir eingehend mit unseren Kunden und Partnern aus der Branche diskutiert. Ein wichtiger Punkt vorweg: Die Details der Reform sind noch nicht endgültig geklärt. Beispielsweise ist derzeit unklar, ob die Textform auch für befristete Arbeitsverträge und AÜVs ausreichend sein wird oder ob bestimmte Verträge von der Reform ausgenommen sind.
Zudem gibt es zahlreiche Argumente, die weiterhin für den Einsatz elektronischer Signaturen sprechen:
1.Effizienzsteigerung: Elektronische Signaturen vereinfachen Verwaltungsprozesse erheblich, sorgen für Transparenz und reduzieren den bürokratischen Aufwand beim Einstellen von Mitarbeiter:innen.
2. Zeitersparnis: E-Signaturen beschleunigen die Einstellungsverfahren und ermöglichen eine zügige Abwicklung.
3. Rechtssicherheit: E-Signaturen bieten eine sichere Alternative und stärken Arbeitgeber besonders in rechtlichen Streitfällen. Sie gewährleisten die Integrität und Authentizität der Dokumente sichern die rechtliche Anerkennung.
4. Praktikabilität: Verträge nur per E-Mail abzuwickeln ist unpraktisch. Dies führt zu einer Flut von E-Mails, die schwer zu verwalten ist, und erschwert den Nachweis der Zustellung und Zustimmung. E-Mails können leicht verloren gehen, übersehen werden, und oftmals fehlen Empfangsbestätigungen. Außerdem können Arbeitnehmer:innen weiterhin verlangen, dass Arbeitsvertrag und Vertragsbedingungen schriftliche erbracht wird.
2. Zeitersparnis: E-Signaturen beschleunigen die Einstellungsverfahren und ermöglichen eine zügige Abwicklung.
4. Praktikabilität: Verträge nur per E-Mail abzuwickeln ist unpraktisch. Dies führt zu einer Flut von E-Mails, die schwer zu verwalten ist, und erschwert den Nachweis der Zustellung und Zustimmung. E-Mails können leicht verloren gehen, übersehen werden, und oftmals fehlen Empfangsbestätigungen. Außerdem können Arbeitnehmer:innen weiterhin verlangen, dass Arbeitsvertrag und Vertragsbedingungen schriftliche erbracht wird.
Unser Tipp für Sie
Achten Sie darauf, dass Ihr E-Signaturanbieter alle Signaturqualitäten abdeckt. So sind Sie auf Gesetzesänderungen vorbereitet, Ihre Prozesse sind stets rechtkonform und Sie können schnell und flexibel handeln, unabhängig von den neuen Bestimmungen.
Mit MOXIS können Sie verschiedene Arbeitsverträge und andere Dokumente zeit- und ortsunabhängig digital mit einer einfachen, fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnen lassen – ohne zusätzliche Kosten.
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