XiTrust-Kunde GULP – Personaldienstleister unter dem Dach von Randstad Deutschland – findet für hochqualifizierte Freelancer aus den Bereichen IT, Engineering und Finance die richtigen Arbeitgeber. Zu den Freelancern gehören oft auch Unternehmen. Für das Vertragsmanagement nutzt GULP MOXIS, die elektronische Unterschriftenmappe. Davon profitieren auch langjährige GULP-Kunden wie die deutsche Managementberatung MAIN5.
Für ihren Arbeitgeber MAIN5 kümmert sich Andrea Beeker um Financial Operations und die Bearbeitung von Verträgen im Auftragsmanagement. Das Beratungsunternehmen aus Frankfurt/Main hat sich auf Kunden aus der Pharmaindustrie und Life Science Organisationen spezialisiert und unterstützt diese in Disziplinen wie Strategieentwicklung, Management- und Prozessberatung. „Wir arbeiten häufig projektbezogen“, erzählt Andrea Beeker, „da fällt natürlich viel Vertragswerk an, das so effizient wie möglich bearbeitet werden muss.“
Projektbezogen heißt, dass das deutsche Beratungsunternehmen immer wieder mit neuen Auftraggebern zusammenarbeitet, wovon derzeit ein Kunde die Dienstleistung des Vertragspartners GULP nutzt. In jedem dieser Fälle spielen Signaturprozesse eine zentrale Rolle. „Die Verträge, die wir mit GULP machen, regeln die Zusammenarbeit verbindlich und brauchen alle rechtsgültige Unterschriften – und dies so schnell wie möglich, da es sich oft um zeitlich begrenzte Projektarbeit handelt.“ Der gesamte Bestell- und Abrechnungsprozess läuft in solchen Projekten über den Partner GULP ab.
Projektbezogen heißt, dass das deutsche Beratungsunternehmen immer wieder mit neuen Auftraggebern zusammenarbeitet, wovon derzeit ein Kunde die Dienstleistung des Vertragspartners GULP nutzt. In jedem dieser Fälle spielen Signaturprozesse eine zentrale Rolle. „Die Verträge, die wir mit GULP machen, regeln die Zusammenarbeit verbindlich und brauchen alle rechtsgültige Unterschriften – und dies so schnell wie möglich, da es sich oft um zeitlich begrenzte Projektarbeit handelt.“ Der gesamte Bestell- und Abrechnungsprozess läuft in solchen Projekten über den Partner GULP ab.
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Vom Auftrag zur Abrechnung
Der MAIN5-Kunde löst über den Personaldienstleister GULP das gesamte Bestellverfahren aus. Ab diesem Zeitpunkt arbeiten drei Partner vertraglich zusammen. Da ist Transparenz gefragt. Das war vor der Nutzung der elektronischen Unterschriftenmappe nicht immer eine leichte Übung. Als „ein bisschen umständlich“, beschreibt Andrea Beeker die alte Lösung: „GULP hatte den Vorgang analog aufgesetzt, zweimal ausgedruckt, per Post geschickt. Unsere Aufgabe war es dann, zu unterschreiben und das Original wieder per Post zurückschicken. Nur dann kam es zu einer Abrechnung!“ erläutert sie.
Die qualifizierte elektronische Signatur und die Unterschriftenmappe vereinfachen das Verfahren enorm: Seit GULP MOXIS einsetzt, vermeidet das Unternehmen Medienbrüche, denn der Signatur-Workflow ist durchgängig elektronisch angelegt. Das verschafft Übersicht: Welches Dokument liegt zur Unterschrift bereit? Wo fehlt noch eine Signatur? Die Info darüber erhält Andrea Beeker von MAIN5 per E-Mail. Ab jetzt kann auch sie als externe Nutzerin direkt in der MOXIS-Oberfläche arbeiten. Wenn alles geprüft und o.k. ist, kann elektronisch signiert werden.
„Wenn alle anfallenden Dokumente vorbereitet sind, nutze ich auch gern die Stapelfunktion in MOXIS und unterschreibe mit einer einzigen Transaktion“, erläutert Andrea Beeker. „Dadurch und mit der vollständigen Digitalisierung spare ich enorm viel Zeit“, sagt sie. „Medienbrüche und Ausflüge zur Post gehören mit MOXIS der Vergangenheit an. Das hat die Zusammenarbeit von GULP und MAIN5 nachhaltig gestärkt!“ Und abgerechnet wird dank MOXIS nun auch deutlich früher.
Die qualifizierte elektronische Signatur und die Unterschriftenmappe vereinfachen das Verfahren enorm: Seit GULP MOXIS einsetzt, vermeidet das Unternehmen Medienbrüche, denn der Signatur-Workflow ist durchgängig elektronisch angelegt. Das verschafft Übersicht: Welches Dokument liegt zur Unterschrift bereit? Wo fehlt noch eine Signatur? Die Info darüber erhält Andrea Beeker von MAIN5 per E-Mail. Ab jetzt kann auch sie als externe Nutzerin direkt in der MOXIS-Oberfläche arbeiten. Wenn alles geprüft und o.k. ist, kann elektronisch signiert werden.
„Wenn alle anfallenden Dokumente vorbereitet sind, nutze ich auch gern die Stapelfunktion in MOXIS und unterschreibe mit einer einzigen Transaktion“, erläutert Andrea Beeker. „Dadurch und mit der vollständigen Digitalisierung spare ich enorm viel Zeit“, sagt sie. „Medienbrüche und Ausflüge zur Post gehören mit MOXIS der Vergangenheit an. Das hat die Zusammenarbeit von GULP und MAIN5 nachhaltig gestärkt!“ Und abgerechnet wird dank MOXIS nun auch deutlich früher.
