MOXIS bei Arbeitsverträgen.
Der deutsche Personaldienstleister meteor nutzt elektronische Signaturen mit MOXIS. Die geplante Integration von MOXIS in das ERP-System TIMEJOB von XiTrust-Partner Gedat sieht man dabei als optimale Lösung für die digitale Zukunft.
Sascha Ertel kann manchmal nur noch mit dem Kopf schütteln. „Digitalisierung hat gerade in Deutschland noch viel Luft nach oben“, sagt der IT-Leiter des Personaldienstleisters meteor. „Wenn die Bank eines global agierenden Konzerns noch nicht elektronisch signieren kann, wie ich das kürzlich erlebt habe, bleibt einem die Spucke weg.“ Manchmal, so der erfahrene IT-Manager, komme ihm Deutschland noch vor wie ein IT-Entwicklungsland.
Die meteor Personaldienste AG & Co. KGaA mit Hauptsitz in Köln unterhält in Deutschland Filialen an 13 Standorten. 1.550 Mitarbeiter:innen gehören heute zum Stamm des Unternehmens, das seit 30 Jahren erfolgreich Zeitarbeitskräfte aus vorwiegend gewerblichen und technischen Berufen vermittelt. Man ist stolz darauf, dass die Bezahlung über Tarif liegt und eine Vielzahl an sozialen Leistungen meteor zu einem attraktiven Arbeitgeber gemacht hat. Ertel: „Der Bedarf an externen Mitarbeitern ist ungebrochen. Unsere Kunden schätzen die Flexibilität, die ihnen unser Dienstleistungsangebot sichert.“
In diesen 30 Jahren haben sich Markt und Rahmenbedingungen in der Zeitarbeit tiefgreifend gewandelt. Ertel: „Die Digitalisierung hat unsere Dienstleistung beschleunigt und gerade auf dem Feld Human Resources und Dokumentenmanagement eine ganz neue Effizienz ermöglicht.“ Dabei spielen elektronische Signaturen mit MOXIS jetzt eine Schlüsselrolle. Mit TIMEJOB setzt meteor künftig parallel auf die ERP-Lösung des XiTrust-Partners Gedat.
»Die Möglichkeit, mit MOXIS auch externe Unterschreiber in den elektronischen Signaturvorgang einzubinden, ist eine optimale Unterstützung unseres Kerngeschäfts.«
Sascha Ertl | IT-Leiter, meteor Personaldienste
Corona und das AÜG als Treiber der E-Signatur
Noch vor der endgültigen Implementierung von TIMEJOB hat XiTrust Germany elektronische Signaturen bei meteor ermöglicht. „Das musste coronabedingt schneller laufen und hat perfekt geklappt“, sagt Ertel. „Damit haben wir in Zukunft das führende ERP-System für Personaldienstleister inklusive elektronischer Signaturen mit MOXIS im Einsatz“, freut sich Sascha Ertel. Geplant ist ein unternehmensweiter Roll-out.
Spätestens seit der Novelle des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG) von 2017 haben elektronische Signaturen in der Branche einen festen Platz. Hintergrund: Das AÜG schreibt im Unterschied zu früheren Versionen die Unterzeichnung sämtlicher arbeitsrechtlicher Vertragswerke verpflichtend vor Beginn des Dienstantritts vor. „Durch Corona haben sich die Laufzeiten erhöht. Wir hatten allerdings schon vorher geprüft, wo wir unsere Abläufe optimieren können. Ziel war es, die Arbeitnehmerüberlassungsverträge zügiger komplett zu haben.“
Mehr Effizienz: externe Unterschriften mit MOXIS
Dienstverträge sind immer Teamwork, da sie die Signaturen verschiedener Parteien erfordern. Wenn dafür physische Präsenz in einer Niederlassung vorausgesetzt ist, verlieren Personaldienstleister wie meteor wertvolle Zeit. Effizienz in Vertragsfragen kann zum wettbewerbsentscheidenden Faktor werden: Je eher alle Papiere signiert sind, desto größer die Chance, lukrative Kundenaufträge zu sichern.
Verbunden war das in der Regel mit einem zusätzlichen logistischen Aufwand. „Die Kollegen aus dem Bereich Human Resources sind ziemlich viel unterwegs gewesen, um die nötigen Unterschriften zusammenzutragen.“ Gerade die Möglichkeit, mit MOXIS auch externe Unterschreiber:innen in den elektronischen Signaturvorgang einzubinden, sieht Sascha Ertel als optimale Unterstützung des Kerngeschäfts.
Die QES als Standardrüstzeug
Jegliches Vertragswerk erfordert bei meteor aus rechtlichen Gründen qualifizierte elektronische Signaturen (QES). Digitale Unterschriften also, welche durch die eIDAS-Verordnung auf EU-Ebene der handschriftlichen in ihrer Rechtswirkung gleichgestellt sind. Die Voraussetzung dafür sind gültige digitale Identitäten, die IT-Chef Ertel in Personalunion als Registration Officer ausstellen kann. „Unsere Mitarbeiter:innen begreifen die Möglichkeit, qualifiziert elektronisch zu signieren, längst als Standardrüstzeug. Sie können die elektronische Signatur zudem auch im Privaten einsetzen, zum Beispiel bei Bankgeschäften oder in behördlichen Angelegenheiten.“ Unterstützt wird Sascha Ertel dabei inzwischen von zwei weiteren Kollegen.
Bleibt für einen überzeugten Verfechter intelligenter digitaler Lösungen wie Sascha Ertel nur die Hoffnung, dass aus der „IT-Entwicklungsland“ Deutschland auch mit Unterstützung von meteor bald eine blühende Digitallandschaft wird, in der die Herausforderungen des Standortes Deutschland gut aufgehoben sind.
