Von Hauspost zur E-Signatur:
die Uni Wien unterschreibt digital mit MOXIS.
Die Universität Wien hat es sich zum Auftrag gemacht die Digitalisierung in Bildung, Wirtschaft, Kultur und Gesellschaft proaktiv mitzugestalten. Ein weiterer Schritt in diese Richtung ist die Nutzung digitaler Signaturen mit MOXIS.
Als eine der ältesten und größten Universitäten Europas hat sich die Universität Wien ein hohes Ziel gesetzt: eine menschen-zentrierte Digitalisierung als Beitrag zu einer gelingenden digitalen Transformation. Die eSignature Company XiTrust unterstützte die Hochschule dabei durch die digitale Abbildung des Signaturprozesses.
Einzelne Mitarbeiter:innen, deren handschriftliche Signatur prozessbedingt notwendig war, wurden in der Vergangenheit nur per Hauspost erreicht. „Das ist bei 60 Standorten der Universität ein erheblicher logistischer und zeitlicher Aufwand. Dazu kommt eine Vielzahl an Dokumenten, bei denen mehrere Unterschriften gefragt sind“, sagt Wolfgang Walzer, der die Stabsstelle Design eServices & Change Management seit zehn Jahren leitet. Ziel war eine signifikante Verringerung der Durchlaufzeiten und der Komplexität, mehr Transparenz sowie ein klares Sicherheitskonzept. Seit Ende 2022 können die über 10.000 Mitarbeiter:innen der Universität mit dem e-Signatur-Service MOXIS unterschreiben.
vom zentralen Informatikdienst der Universität Wien
»Die Möglichkeiten, Notizen in den Signaturvorgang einzufügen und sofort zu erfahren, warum eine Signatur abgelehnt wurde, ist ein unglaublicher Gewinn an Transparenz.«
Sophie Riegler| Mitarbeiterin Stabstelle Design eServices & Change Management Universität Wien
Rund 20.000 digitale Signaturen jährlich
Die Uni Wien unterschreibt monatlich mehr als 1.500 Dokumente in allen Hierarchieebenen. Darunter fallen alle Verträge im weitesten Sinn. Es geht dabei zum Beispiel um Produkte und Dienstleistungen, die von extern eingekauft werden, um Softwarelizenzen, Consultingleistungen und das komplette Leistungsspektrum im Facility Management. „Ergänzt wird dies durch Ausschreibungsdokumente, Aktenvermerke u.v.m. aber auch um Anträge beim Forschungsförderungsfonds, wo Drittmittel eingeworben werden“, sagt Sophie Riegler, Mitarbeiterin der Stabsstelle Design eServices & Change Management an der Universität Wien.
Signaturprozess mit Transparenz
Zu den Funktionen, die sich für die Universität als besonders nützlich erwiesen haben, gehört die , die es erlaubt mehrere Dokumente gleichzeitig per Klick zu unterfertigen. Ergänzend die Containerfunktion, die erlaubt, eine Vielzahl begleitender Dokumente in den eigentlichen Signaturprozess einzubinden und gleichzeitig deren Datenintegrität zu gewährleisten. „Die Möglichkeiten, Notizen in den Signaturvorgang einzufügen und sofort zu erfahren, warum eine Signatur abgelehnt wurde, ist ein unglaublicher Gewinn an Transparenz“, sagt Sophie Riegler.
Die Anforderungen im September 2022 waren tatsächlich ambitioniert: Gesucht wurde eine E-Signaturlösung, die im Rechenzentrum der Universität Wien betrieben wird, bei der die Dokumente die Hochschule nicht verlassen, die schnell einsatzbereit und über eine Schnittstelle an die Kernsysteme anzubinden ist. Die IT-Strategie der Uni hat sich in den vergangenen Jahren weg von der Inhouse-Entwicklung hin zu externen Lösungen entwickelt, welche über Schnittstellen an Kernsysteme angebunden werden. Walzer: „Ganz einfach, um personelle Ressourcen für andere IT-Themen zu schaffen.“
Externe Partner
Dazu bilden die IT-Verantwortlichen mit Unterstützung von MOXIS einzelne interne Prozesse ab. Bei Bestellungen und im Schriftverkehr arbeitet die Universität mit einer Vielzahl externer Partner zusammen und umso wichtiger ist die Optimierung dieses Ablaufs. „Wir unterschreiben ein Dokument, schicken es per Mail an den externen Partner, der unterschreibt im besten Fall auch per Handysignatur und mailt das Dokument dann zurück. Diesen Prozess möchten wir künftig bündeln und komplett in MOXIS abbilden.“
XiTrust hat die E-Signaturlösung MOXIS bei der Universität Wien in kurzer Zeit zum Laufen gebracht und freut sich sehr über die erfolgreiche Zusammenarbeit. „Die Systemintegration verlief fristgerecht und präzise und auch beim Support liefert XiTrust überaus rasch und zuvorkommend”, ergänzt Wolfgang Walzer.
