MOXIS an der Med Uni Graz.
Die Medizinische Universität Graz arbeitet im Vertragsmanagement mit MOXIS.
Arbeitsverträge mit Lehrkräften stehen dabei im Fokus.
Ein wenig unscheinbar wirkt das Bürohochhaus direkt an der Mur in Graz. Im obersten Stockwerk ist das Büro von Sabine Suppan. Von hier hat man einen erstklassigen Blick über die Stadt. Als IT-Leiterin und Chefin der Organisationseinheit (OE) Informationstechnologie und Digitalisierung der Medizinischen Universität Graz braucht sie auch einen guten Überblick. „Der Ausblick hier ist schön. Leider habe ich nur selten Gelegenheit, aus dem Fenster zu schauen.“ Kein Wunder: Das Team der OE Informationstechnologie und Digitalisierung bietet für die gesamte Med Uni eine umfangreiche technische Infrastruktur an. Mit mehr als 2.500 Mitarbeiter:innen und über 4.000 Studierenden wird dem Team von Sabine Suppan so schnell nicht langweilig.
»Wir haben ein enorm breites Spektrum im Vertragsmanagement. Durch die Möglichkeit einer elektronischen Unterschrift ist der Aufwand des Unterschreibens signifikant zurückgegangen.«
Kiloweise Vertragspost
Der Startschuss für das MOXIS-Projekt fiel 2017. Es wurde zunächst in kleinen Projektgruppen vorbereitet. Seit 2019 werden die Verträge digital signiert. Das Team von Sabine Suppan plant aber bereits den weiteren internen Roll-out von MOXIS. „Als nächstes werden wir das Rektorat und die OE für Recht und Risiko mit der digitalen Signatur ausstatten. Dort fällt schließlich die Masse an Verträgen an, die zwischen der Med Uni und den einzelnen Forschungseinrichtungen geschlossen werden.“ Auch die Studierenden sollen von der elektronischen Signatur profitieren, wenn es zum Beispiel um die Anerkennung von Abschlüssen geht.
Sicherheit und Transparenz
„Ein Schwerpunkt meines Jobs ist es, gemeinsam mit dem Team nach neuen, effizienten Lösungen zu suchen und einzelne Prozesse immer wieder zu optimieren“, sagt die Technikerin. Ein Baustein dieser digitalen Optimierungsstrategie ist MOXIS. Die Möglichkeit, qualifiziert elektronisch zu signieren, löst für die Med Uni gleich mehrere Aufgaben. Da wäre zunächst die dezentrale Struktur der Fakultät, die bis zur Fertigstellung des Neubaus MED CAMPUS 2 in 2022 über verschiedene Standorte in der Stadt verteilt ist. „Wir hatten schon seit längerem die Herausforderung, dass Dokumente intern über die Hauspost oder über Botendienste vermittelt werden und – manchmal auch verloren gegangen sind. Eine Digitalisierung dieser Wege minimiert die Fehleranfälligkeit, schafft mehr Sicherheit und Transparenz“, sagt Sabine Suppan.
Die Arbeitsverträge mit den Lehrenden beschreiben eine noch etwas andere Dimension. Denn diese Klientel ist verstreut über die gesamte Steiermark. Darunter auch niedergelassene Ärzte und Ärztinnen, die oft nur einen kleineren Lehrauftrag haben. Viele von ihnen sind bisher persönlich im Bürogebäude an der Mur zum Unterschreiben von Arbeitsverträgen erschienen. „Wir haben ein enorm breites Spektrum im Vertragsmanagement. Durch die Möglichkeit einer elektronischen Unterschrift ist der Aufwand des Unterschreibens signifikant zurückgegangen“, erklärt Sabine Suppan. „Wir können das jetzt von überall machen.“
